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Email Deliverability: come migliorarla passo per passo (by MagNews Diennea)

MagNews Diennea è il provider che tutti i Clienti myDonor® utilizzano per inviare e-mail dai nostri sistemi.

Pubblichiamo questo articolo integralmente tratto da una loro email, ringraziandoli per l'interessante contributo ad una problematica che ormai è quotidianetà.

deliverability

Se stai cercando una guida su come far crescere la tua deliverability, allora sei nel posto giusto!

Molti visitatori del blog mi hanno chiesto di affrontare questo tema per cui ho pensato di realizzare un’intera guida dettagliata.

Ti aiuterò a capire come con alcuni piccoli accorgimenti sarai in grado di massimizzare i tuoi risultati capendo come evitare di finire nella casella della posta indesiderata e consegnando più email nella casella di posta in arrivo dei tuoi contatti!

Curando la tua deliverability riuscirai a consegnare più email ai tuoi destinatari e ad ottimizzare così i tuoi risultati in termini di fatturato o opportunità di vendita!

Ti ho incuriosito? Dai iniziamo! 

Deliverability: perché dovrebbe interessarmi?

Facciamo un po’ di chiarezza. La deliverability è un tema in costante evoluzione ed è diventato uno degli aspetti chiave da curare quando si desidera pianificare una strategia di email marketing efficace e vincente.

Per farti capire quanto sia importante curare questo aspetto per il tuo business voglio farti un esempio!

“Non curare tutti i fattori che influenzano la tua deliverability può causare problemi di inbox placement. Le email che invii potrebbero così finire direttamente nella casella dello spam dei tuoi contatti invece che nella casella della posta in arrivo. La tua intera strategia di email marketing si rivelerebbe inutile se le tue email non riuscissero a raggiungere correttamente i tuoi contatti”.

Spero di non averti spaventato, piuttosto mi auguro che questa cosa ti faccia riflettere!

Se hai già avuto modo di leggere i nostri consigli su come creare la newsletter perfetta oggi vediamo insieme quali sono i passi da seguire per migliorarti ulteriormente.

Bene, ora che hai compreso perché dovrebbe starti a cuore il tema della deliverability vediamo insieme di cosa si tratta.

Che cos’è la Deliverability?

Con Deliverability si intende la capacità delle email di raggiungere la casella di posta in arrivo dei destinatari, superano filtri e blocchi impostati da parte dei provider di posta, dai sistemi antispam o dai singoli contatti.

Allo scopo di tutelare i loro utenti da qualsiasi tentativo di SPAM e da una eccessiva ricezione di email, i provider di posta ed i sistemi antispam, stanno diventando sempre più severi e selettivi nella scelta delle email da consegnare in “posta in arrivo”.

Ti sarà capitato sicuramente di ricevere delle email marcate come spam quando in realtà sono a tutti gli effetti legittime.

Oggi quindi è per te cruciale capire come far fronte a queste necessità per poter consegnare le comunicazioni nella casella di posta in arrivo dei tuoi contatti.

Se vuoi ottenere il massimo in termini di deliverability dalle tue campagne di email marketing, ci sono alcuni approfondimenti specifici sull’argomento che aspettano! Vediamoli insieme!

email deliverability

Passo 1: Non acquistare mai liste contatti

Ti sei mai chiesto:

“Ma come mai esistono delle liste di milioni di contatti al prezzo di poche decine di euro quando io invece devo sudare sette camice per alimentare la mia base contatti? “

Se hai mai pensato di acquistare un database per fare un “test” …Bene, NON FARLO! Rischi davvero di compromettere reputazione e deliverability, potresti incappare in molte spam trap (indirizzi di posta fittizi, utilizzati dagli ISP per individuare mittenti illegittimi), ricevere centinaia di segnalazioni spam ed hard bounce.

Passo 2: Usa sempre il Double Opt-in

Se pensi che il metodo di iscrizione Double Optin comporti un flusso troppo lungo per i tuoi contatti, stai sottovalutando un fattore molto importante. Questo metodo di iscrizione ti garantirà di avere una lista di contatti sempre pulita.

Nel caso del Single Opt-in, invece, il tuo database di contatti si potrebbe velocemente riempire di indirizzi email scritti in modo errato che potrebbero generare bounce e compromettere la tua reputazione come mittente.

Passo 3: Crea una relazione con i tuoi contatti utilizzando un mittente riconosciuto e riconoscibile

Utilizza sempre un mittente che sia legato al tuo business.

Ogni parte della tua campagna di email marketing deve comunicare ai tuoi contatti che “sei la persona che dici di essere”.

Per creare una relazione di fiducia con i tuoi contatti è indispensabile mantenere la massima coerenza possibile tra il nome che appare come mittente, l’indirizzo email di spedizione e di risposta.

Passo 4: Dominio mittente ed Email Authentication

L’aumento di invio di email fraudolente da parte di mittenti malintenzionati ha alzato notevolmente – nel corso degli ultimi anni – l’attenzione sull’importanza dell’adozione delle tecnologie di Email Authentication, best practice sia per i mittenti che per gli Internet Service Provider (ISP).

Queste tecnologie servono a certificare l’identità di chi spedisce e per questo ti consigliamo di implementarle anche sul dominio del tuo indirizzo email mittente.

Passo 5: Usa Linguaggi standard per la creazione delle tue newsletter

Evita di utilizzare pezzi di codice PHP, Java, Java script, o altri linguaggi di programmazione che non siano quelli supportati e riconosciuti come validi dai provider di posta.

L’email marketing è basato su linguaggi di programmazione semplici, per cui “keep it simple!”

Passo 6: Crea un subject chiaro, attraente e non ambiguo

Chi di noi non ha mai giudicato un libro dalla copertina? Tutti noi lo facciamo…ogni giorno… Allo stesso modo, scrivere un subject chiaro è il punto di partenza per ottenere una buona deliverability.

In questo articolo abbiamo già visto come scrivere il subject di una newsletter, quindi tieni sempre a mente questo:

“Se il subject della tua comunicazione sembra spam, allora i provider di posta, i filtri antispam e le persone penseranno che la tua email è spam”

Il subject deve essere attraente e rilevante, non ingannevole o ambiguo, deve stimolare i tuoi contatti ad aprire la tua newsletter.  Ti ricordo che un elevato engagement dei contatti è uno dei fattori di successo per la tua deliverability.

Non scrivere mai un subject dove prometti qualcosa che non verrà esaudito nel contenuto della tua comunicazione. Sii rilevante in quello che scrivi.

Passo 7: Evita i caratteri speciali e termini notoriamente spam

Cerca di evitare l’eccessivo utilizzo dei caratteri speciali come $, %, # e di parole a cui storicamente è sempre stato assegnato un punteggio come spam.

Cercando in rete troverai ottime risorse sulle parole da evitare.

termini spam

Passo 8: Tieni il brand in evidenza

Assicurati che le tue comunicazioni trasmettano in maniera chiara e distinta il tuo brand. I tuoi contatti si sono iscritti per ricevere comunicazioni dalla tua azienda per cui assicurati che le tue comunicazioni siano facilmente riconducibili al tuo brand.

 

Passo 9: Bilancia sempre Testo ed immagini

Una tecnica storicamente utilizzata dagli spammer era l’invio di comunicazioni che contenevano molte immagini e pochissimo testo, questo perché originariamente i filtri antispam erano focalizzati sulle keyword, per cui gli spammer avevano vita facile!

Oggi invece i filtri antispam sono molto più evoluti, non considerano più solo il contenuto delle newsletter ma tanti altri fattori come la reputazione del mittente e l’engagement dei contatti.

Anche se le tue campagne di Email Marketing hanno come punto di forza l’utilizzo di immagini ad effetto per catturare l’attenzione e coinvolgere i contatti, cerca comunque di inserire sempre un po’ di testo.

Quando costruisci una newsletter, pensa che dovrebbe essere efficace anche senza immagini. Lo sapevi infatti che alcuni client di posta non scaricano automaticamente le immagini?

Ti sei mai chiesto come appaiono le tue email senza immagini? Secondo te sono abbastanza chiare?

I tuoi contatti potrebbero ricevere le tue newsletter senza le immagini e doverle scaricare manualmente, preoccupati quindi di inserire almeno un po’ di testo ad esempio nel Preheader, usando l’Alt delle immagini ed aggiungendo un Disclaimer Privacy per ricordare ai tuoi contatti il motivo per cui stanno ricevendo la newsletter.

Passo 10: Evita di inserire video

Lo so è un peccato! I video sono uno degli strumenti più potenti per creare interesse, ma possono uccidere la tua deliverability! Appesantendo molto la newsletter possono causarne il recapito in posta indesiderata o un blocco da parte dei provider di posta.

La soluzione? Semplice! Se vuoi inviare un video ai tuoi contatti inserisci un’immagine nella tua newsletter che sembri un video e collega un link all’immagine che porti ad una pagina contenente il video.

video

La maggior parte dei tuoi contatti non si accorgerà della differenza… loro potranno guardare lo stesso il video, mentre tu ottimizzerai la tua deliverability.

Passo 11: Non utilizzare mai URL Shortner

L’utilizzo degli URL shortner è una tecnica nota utilizzata dagli spammer per nascondere la vera natura di un link, per questo motivo i filtri antispam potrebbero bloccare le email che contengono questo tipo di link.

Gli URL shortner sono sicuramente un valido strumento per accorciare link molto lunghi e tracciare le statistiche del traffico che passa per quel link, tuttavia ti consiglio di non utilizzarli mai.

La maggior parte dei provider non apprezzano i link corti e si rischia di vedere le proprie email rigettate o recapitate nella casella della posta indesiderata. Se devi inserire un link collegalo ad una parola chiave o ad una immagine.

Passo 12: Non utilizzare mai URL con anchor text URL match

Non utilizzare mai link con anchor text di tipo URL match, quindi non inserire mai nella tua mail un collegamento ipertestuale ad un testo tipo www.magnews.it ohttp://www.magnews.it.

I provider di posta e i sistemi antispam potrebbero considerarli link di phishing.

Passo 13: Non inserire allegati

Salvo rari casi, evita di inviare email massive con allegati. Se devi condividere una risorsa con i tuoi contatti è meglio inserire un link per il download di un documento direttamente nel corpo della email.

Passo 14: Limita il peso in KB delle email

Ottimizza il peso delle comunicazioni che invii, cercando di non superare i 50KB di peso. Questo non significa che non puoi superare questo valore, ma mantenere le tue comunicazioni leggere ti aiuterà ad ottimizzare la tua deliverability.

NB: i principali programmi di grafica ti permettono di esportare le immagini ottimizzandole per dispositivi web, questo ti permette di ottimizzare la risoluzione e ridurre al massimo il peso dell’immagine.

deliverability limita peso

Passo 15: Rendi facile la disiscrizione

I tuoi contatti potrebbero ricevere decine di comunicazioni diverse ogni giorno. Questa eccessiva ricezione potrebbe portarli a cambiare interessi nel tempo, anche verso il tuo servizio. Se vogliono andare…lasciali andare, non costringerli a rimanere o potresti compromettere seriamente la tua deliverability.

“Se le persone non vogliono più ricevere le tue newsletter e non trovano con facilità il link per disiscriversi, potresti ricevere tante segnalazioni Spam e mettere a rischio la tua reputazione”.

unsubscribe

Inoltre potrebbe capitare che i tuoi contatti si siano dimenticati del motivo per cui si sono iscritti alla tua newsletter, per questo motivo è importante mantenere un messaggio in chiaro, solitamente nel footer, che ricordi loro perché ricevono le tue email, inserire queste informazioni ti aiuterà a ridurre le segnalazioni spam.

Passo 16: Effettua un test antispam

Se per la tua attività di Email marketing utilizzi un Email Service Provideravanzato allora da qualche parte dovresti avere un tool professionale che ti permetta di effettuare un controllo antispam. In MagNews questa funzionalità è integrata.

La funzionalità di MagNews analizza i diversi formati della tua newsletter (HTML, Testo e HTML+ Testo) calcola il loro punteggio spam e offre indicazioni su eventuali criticità rilevate.

Se invece non utilizzi MagNews e nella piattaforma da te utilizzata questa funzionalità non è integrata, puoi sempre cercare in rete “test email antispam” ed utilizzare uno degli strumenti gratuiti.

test anti spam

Passo 17: Pianifica la giusta frequenza

Troppe email potrebbero stressare notevolmente i tuoi contatti, tanto da portarli a segnalarle come spam. Poche email potrebbero far passare troppo tempo tra la ricezione delle newsletter con la conseguenza che i tuoi contatti si dimentichino di te.

Non c’è un numero “giusto” che indichi la frequenza di invio. Una buona metrica di massima è quella di non mandare più di una newsletter a settimana, ma la realtà è che dipende dal tuo modello di business e dal grado di interesse che le tue comunicazioni sono in grado di scaturire.

Inoltre cerca di mantenere una certa costanza nel tempo, soprattutto se utilizzi IP dedicati.

Se i tuoi invii hanno un grafico a “picchi” è possibile che i provider di posta riconoscano le tue newsletter come spam.

Passo 18: Mantieni il database attivo

Se stai inviando le tue newsletter a contatti non esistenti potresti rapidamente compromettere la tua reputazione. Allo stesso modo dovresti rimuovere i contatti inattivi o diversificare le strategie di comunicazione per tentare di riattivarli.

Ricordati che non perdi nulla eliminando i contatti “persi” dalla tua lista, al contrario ti garantirai una strategia volta al mantenere e migliorare la tua reputazione e massimizzare la tua email deliverability.

In un articolo precedente abbiamo già analizzato in maniera approfondita come migliorare la deliverability analizzando i bounce. Se ti sei perso l’articolo ti consiglio di leggerlo, ma se non vuoi perdere il filo del discorso ecco un breve ripasso!

Fai attenzione ai messaggi di risposta che ricevi dai provider di posta quando non sono in grado di consegnare una email che hai spedito:

  • Hard Bounce: l’account di posta è stato chiuso o non esiste più. I principali ISP tengono traccia di quante volte queste caselle di posta vengono “colpite” da un tentativo di invio, per non compromettere la tua reputazione  e la tua deliverability liberati di questi indirizzi quanto prima!
  • Soft Bounce: l’account di posta è pieno o temporaneamente non disponibile. Questi bounce sono un campanello d’allarme meno grave rispetto agli hard bounce ma è bene tenere pulita la nostra lista dopo soft bounce multipli.
  • Mantieni il database attivo, elimina i contatti che non hanno aperto o cliccato una email per molto tempo: il range di tempo dipende dal tuo modello di business, potrebbe essere tre mesi come un anno. Lo so che eliminare questi contatti dalla lista potrebbe risultare per te “doloroso” ma ti aiuterà a mantenere il delivery rate alto per i contatti che rimangono.

Passo 19: Elimina subito chi desidera disiscriversi e chi segnala come spam le tue newsletter

Non curarsi di questo aspetto potrebbe davvero compromettere la deliverabilitydelle tue campagne.

Assicurati che lo strumento che usi per fare Email marketing gestisca in automatico sia i contatti che chiedono di disiscriversi sia quelli che segnalano come spam le tue newsletter.

Passo 20: BONUS!! Ora ti svelo un segreto …

Vuoi sapere qual è il fattore principale per cui le email finiscono nella casella della posta indesiderata nella maggior parte dei casi?

Bè come avrai capito, non c’è un fattore principale che predomina sugli altri.

L’ottenimento di una buona deliverability è conseguenza di un insieme di fattori e di tanti attori che giocano un ruolo importante in questa partita.

Ci sei tu, ci siamo noi come fornitori di piattaforma di Email marketing, ci sono gli ISP (provider di posta) e i sistemi antispam, ognuno con le sue regole, e infine ci sono i destinatari che in base al loro comportamento possono influenzare il risultato finale del recapito della tua newsletter.

I provider di posta stanno diventando sempre più sofisticati e prestano molta attenzione al comportamento dei contatti: se aprono, se cliccano, se contrassegnano una email come preferita.  Se la tua strategia di Email marketing non considera il grado di “stress” del contatto come uno dei fattori ai quali prestare attenzione, allora stai sbagliando. Se continui ad inviare comunicazioni anche ai contatti che non le aprono da tempo è molto probabile che le tue future newsletter finiranno direttamente nello spam.

Non stressare un contatto che è chiaramente inattivo. Se non apre le tue newsletter da tempo o non le ha mai aperte non devi insistere! In termini di deliverability, un tasso di apertura basso è un chiaro segno per il provider di posta che i destinatari della tua newsletter non sono interessanti al tuo business, al tuo marchio ed a ciò che vuoi comunicare.

Separa i tuoi contatti in cluster comportamentali e comunica in maniera personalizzata con ogni singolo cluster, il tuo obbiettivo è quello di spostare l’interesse verso l’alto. Con MagNews puoi segmentare i tuoi contatti in base al loro livello di engagement ed inviare loro comunicazioni distinte e magari con frequenze diverse.

email deliverability bonus

Per i contatti cosiddetti “zombi” che non reagiscono in alcun modo ai tuoi invii, allora ti consiglio di provare strategie diverse e un po’ più aggressive.

Se non hanno mai aperto una tua comunicazione crea una campagna di re-engagement pensata per loro e verifica sempre il tasso di engagement delle tue campagne del tempo.

In conclusione

Molte volte ti sarà capitato di sentire che l’Email marketing è morto, superato…questo non è vero! L’Email marketing è semplicemente cambiato con il passare del tempo, così come le tecniche e le dinamiche per ottenere una buonadeliverability.

Se l’Email marketing e la deliverability sono asset importanti della tua strategia digitale il tuo database di contatti è oro e va trattato come tale. Se trascuri la tua lista, le tue email gradualmente finiranno nella casella dello spam, il che significa che non potrai più generare opportunità e vendite da questo canale. Al contrario, se la tua strategia sarà mirata all’engagement dei tuoi contatti allora ti garantirai un solido fatturato dal canale email.

 

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